騒音や無断駐車の連絡にはAIが用件を聞き取って対応の流れをご案内し、受付の完了をSMSでお知らせします。漏水などの緊急の電話はすぐに担当者の携帯へ転送し、火事や事件・事故は担当部署へすぐ報告します。受付内容は要約してメールでお届けするので、社員の当番を減らせます。
当番の日は気が休まらず、翌日の業務にも響きます。夜間対応がきっかけで退職するスタッフもいます。
入居者からの電話が増えて、日中も折り返しが追いつかない。採用しても、すぐには戦力になりません。
同じような連絡に毎回同じ説明をしています。誰がどう対応したかが社内で共有されていません。
入居者はいつもの管理会社の番号に電話するだけです。AIが用件を聞き取り、あらかじめ決めたルールに沿って振り分けます。
営業時間外だけAIに切り替えるなど、時間帯で受け方を変えられます。入居者に新しい番号を案内する必要はありません。
どの用件をAIで完結し、どれを人に回すかは、貴社の運用に合わせて一緒に決めます。
夜間の受付内容は要約して、指定のメールアドレスにお届けします。賃貸管理システムとのAPI連携は、一部のシステムで有料にて対応できます。
すべてをAIに任せるわけではありません。命や建物に関わる連絡は、AIが聞き取ってすぐ人につなぎます。
| 入居者からの連絡 | 対応 | AIが行うこと |
|---|---|---|
| 隣の部屋がうるさい（騒音） | AIで完結 | 部屋番号と時間帯を聞き取り、注意喚起の流れを口頭で案内。受付完了をSMSで知らせ、要約をメールで報告 |
| 駐車場に知らない車がある | AIで完結 | 区画番号・車の特徴を聞き取り、対応の流れを口頭で案内。受付完了をSMSで知らせ、要約をメールで報告 |
| 給湯器・エアコンが動かない | AIで受付 | 故障した設備と症状を聞き取り、要約をメールで報告。業者の手配は担当者が行う |
| 火事・事件・事故 | 担当部署へ報告 | 状況と場所を聞き取り、要約を添えて担当部署へすぐ報告 |
| 水が漏れている・ガスのにおい | すぐ人へ転送 | 状況を確認し、当番の担当者へ即時転送。つながらない場合は次の担当者へ順番に発信し、全員につながらなければAIが受け付けて報告 |
| 外国籍の入居者からの電話 | AIで完結 | 105ヶ国語で聞き取り、内容を日本語に要約してメールで報告 |
| 家賃・契約・退去の相談 | 翌営業日に人 | 用件と折り返し希望時間を聞き取り、担当者へ引き継ぎ |
用件ごとの詳しい案内は、AIが電話の中でお伝えします。そのうえで、受け付けたことと緊急時の連絡先をSMSでお送りするので、入居者は後から見返せます。文面は貴社の言葉づかいに合わせて作ります。
| 社員の当番制 | コールセンターに外注 | GRITYのAIコールセンター | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | なし | 業者により異なる | お打ち合わせ時にご案内（時期によりキャンペーンあり） |
| 月額費用の目安 | 当番手当・残業代 | 件数・戸数に応じた従量制 | 基本料2万円（税抜）＋通話時間に応じた料金 |
| 24時間の受付 | 当番の負担しだい | 対応できる | 対応できる |
| 騒音・駐車の一次対応 | 社員が対応 | 受付のみ・翌朝に連絡 | 聞き取り＋口頭で案内＋SMSで受付連絡 |
| 緊急時の人への引き継ぎ | 当番がそのまま対応 | 担当者へ連絡 | 担当者へ即時転送 |
| 対応品質のばらつき | 人による | オペレーターによる | 決めたルールで毎回同じ |
| 記録の残り方 | 担当者のメモ | 報告書（翌朝） | 全件の要約をメールで受信（録音は3日間保存） |
すべての管理会社に合うわけではありません。次のような状況なら、AIに任せることで負担を大きく減らせます。
当番の負担を減らしたいが、外注するほどの件数か迷っている管理会社に向いています。
聞き取る項目と案内の内容が決まっている用件ほど、AIに受付から報告まで任せられます。
今の外注先と併用し、一部の用件や時間帯だけAIに切り替えることもできます。
逆に、夜間の電話が月に数件程度なら、今の当番制のままで十分な場合もあります。まずは電話の件数と内訳を一緒に整理するところからご相談ください。
AIが電話で受け付ける仕組みなので、管理会社がどの地域にあっても導入できます。
都市部でも地方でも、受け付けの仕組みは同じです。管理している物件が複数の県にまたがっていても対応できます。
市外局番もそのままです。入居者に新しい番号を案内する必要はありません。
導入前のヒアリングやご提案には、全国どこでも伺います。今の電話対応の体制を直接お聞きしたうえで、AIに任せる範囲をご提案します。
決まった型をそのまま使うのではなく、管理会社ごとの運用と目的に合わせて設計します。打ち合わせのあと、その内容でデモをお作りするので、実際に電話をかけて試していただけます。
名前、部屋番号、状況、折り返しの希望など、用件ごとに聞き取る項目を決められます。
ゴミ出しの曜日や止水栓の場所など、答える情報を選べます。答えない内容も決められます。
たとえば火事・事件・事故は担当部署へ、漏水は当番の担当者へ、設備の故障は設備の担当へ。用件ごとの報告先と、転送する順番を決められます。緊急時の流れは、お打ち合わせでご相談のうえ決めます。
夜間・休日だけ、昼休みだけなど、今の電話番号のまま時間帯でAIと人を切り替えられます。
会社名の名乗り方や言葉づかいを、御社の方針に合わせて決めます。
受付の要約メールを、どの担当者に届けるかを決められます。
最短2週間で運用を始められます。打ち合わせのあとにデモをお作りし、試していただいてから本番に進みます。振り分けのルールが多い場合は、ヒアリングの内容に合わせて期間をご案内します。
現在の受電件数、用件の内訳、夜間の体制と、AIに任せたいことを伺います。全国どこでも訪問します。
伺った内容をもとに、目的に合わせたデモをお作りします。実際に電話をかけて、AIの話し方や聞き取りを確かめていただけます。
デモで出たご要望を反映し、用件ごとの振り分け、SMSの文面、AIの話し方（プロンプト）を仕上げます。物件ごとの情報（止水栓の場所など）もお預かりします。
受付の記録をもとに、毎月ルールを見直します。
夜間でもすぐに電話がつながり、受付完了のお知らせがSMSで手元に残るため、「つながらない」「伝わったかわからない」という不満は減ります。用件によっては最初から人につなぐ設定にできます。
AIは他の入居者の氏名や部屋番号を答えないように設計し、聞き取った情報は管理会社にだけ渡します。設計の考え方は記事「AI電話の情報漏えい・誤った案内を防ぐ設計」で詳しく説明しています。
AIが答えてよい範囲を用件ごとに決め、範囲外の質問には「担当者から折り返します」と答えるようにしています。導入後も受付の記録を確認して調整します。
できます。たとえば騒音・駐車の一次受付だけAIが受け、それ以外は今の業者に転送する、といった分け方が可能です。
現在、特定の賃貸管理システムとの標準の連携はありません。受付内容は要約してメールでお届けします。API連携は一部のシステムで有料にて対応できますので、ご相談ください。
ご相談は無料です。今の受電件数がわからなくても大丈夫です。全国どこでも、訪問での打ち合わせに伺います。伺ったお話をもとに目的に合わせたデモをお作りし、実際に電話をかけて試していただけます。